Quản lý xếp hàng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn khi doanh nghiệp trang bị cho mình một hệ thống phù hợp. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra 7 tính năng của một hệ thống xếp hàng tự động cần thiết cho doanh nghiệp.
Tính năng 1: Xếp hàng đợi ảo.
Sự chờ đợi dẫn đến các cảm xúc không tốt: mệt mỏi, buồn chán và cảm giác khó chịu. Đối với một doanh nghiệp, những điều trên đang gây ảnh hưởng tiêu cực tới trải nghiệm khách hàng và cũng làm ảnh hưởng tới hình ảnh thương hiệu.
Giải pháp xếp hàng thông minh cung cấp hệ thống xếp hàng đợi ảo, loại bỏ sự lãng phí thời gian đứng chờ tới lượt được phục vụ, cho phép khách hàng tham gia một hàng đợi ảo và xếp hàng từ xa trong khi vẫn tiếp tục các hoạt động khác thông qua hệ thống đặt chỗ trực tuyến trên website hoặc ứng dụng di động.
Hệ thống sẽ thông báo cho khách hàng về thời gian chờ và gửi thông báo cho họ khi đến lượt được phục vụ. Khách hàng cũng có thể tự xem thông tin xếp hàng theo thời gian thực để theo dõi lượt của mình và đến trước lịch hẹn 15 phút.
Trong thời kỳ Covid 19 hiện nay, trực tiếp đến chi nhánh lấy số thứ tự chờ đợi không phải là cách lý tưởng nhất. Chính vì vậy, hệ thống quản lý hàng đợi của doanh nghiệp cần tuân thủ quy định giãn cách xã hội thông qua: thiết bị di động, quét mã QR code hoặc một đường dẫn đặc biệt.
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý xếp hàng thông minh dễ dàng được nâng cấp để đáp ứng số lượng khách truy cập tăng theo thời gian và việc mở rộng kinh doanh trong tương lai.
Tính năng 2: Tích hợp trên mọi nền tảng.
Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, hệ thống quản lý xếp hàng đợi ảo cần tương thích và hoạt động tốt trên tất cả nền tảng. Nói một cách ngắn gọn, hệ thống nên là plug-and-play (Cắm và chạy) – Một hệ thống lưu trữ dữ liệu trên đám mây, có thể được thiết lập và khởi động trong vài phút.
Và đó chính là Miraway – giải pháp quản lý xếp hàng thông minh – được hỗ trợ bởi tất cả các trình duyệt tiêu chuẩn mà không cần tải xuống bất kì ứng dụng nào.
Nói một cách rõ hơn, khách hàng có thể đăng ký lượt từ xa. Tất cả những gì doanh nghiệp cần là một báo cáo cụ thể giúp phục vụ và quản lý lượng khách truy cập.
Tính năng 3: Ứng dụng của thiết bị di động.
Quản lý xếp hàng đợi qua thiết bị di động không đòi hỏi sự hỗ trợ của phần mềm chuyên dụng mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng tin nhắn SMS như một phương thức giao tiếp với khách hàng.
Giao tiếp hai chiều thông qua tin nhắn văn bản luôn là hình thức phổ biến. Đặc biệt khi đại dịch Covid 19 bùng nổ cùng quy định giãn cách xã hội, giao tiếp trực tiếp đã không còn là lựa chọn ưu tiên mà thay vào đó là tin nhắn văn bản hoặc thông báo qua ứng dụng.
Nói ngắn gọn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng tin nhắn SMS hoặc ứng dụng di động để:
- Gửi xác nhận hoặc thông báo thời gian chờ.
- Gửi lời nhắc dịch vụ.
- Chia sẻ thông tin cập nhật về dịch vụ cụ thể mà khách hàng muốn sử dụng (ví dụ: nhắc khách hàng mang theo một số tài liệu nhất định).
Tích hợp hệ thống xếp hàng đợi ảo với nhắn tin SMS và ứng dụng di động là một trong những tính năng cần thiết của một hệ thống thông minh.
Tính năng 4: Giám sát theo thời gian thực.
Hệ thống quản lý xếp hàng thông minh với khả năng giám sát theo thời gian thực giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi nhân viên và lưu lượng khách đến và hoạt động tại từng chi nhánh khác nhau. Những tình năng trên giúp doanh nghiệp tăng tốc quá trình triển khai các quy trình kinh doanh và dịch vụ mới, đồng thời cung cấp chiến lược dịch vụ khách hàng thống nhất trên tất cả các chi nhánh. Hơn nữa, hệ thống kĩ thuật số đám mây cho phép doanh nghiệp theo dõi hoạt động của từng chi nhánh ở bất cứ nơi đâu khi kết nối internet.
Giám sát theo thời gian thực cũng có thể áp dụng cho khách hàng sử dụng dịch vụ. Khách hàng tham gia một hàng đợi ảo và xếp hàng từ xa trong khi vẫn tiếp tục các hoạt động khác, nắm bắt trạng thái hàng đợi theo danh sách được hiển thị.
Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian cho khách hàng, tạo không gian phục vụ chuyên nghiệp với trải nghiệm xếp hàng tốt nhất, giảm thời gian chờ và nâng cao hiệu suất làm việc của giao dịch viên.
Tính năng 5: Tích hợp thông qua API.
Bất kể hệ thống quản lý xếp hàng linh hoạt và mạnh mẽ đến đâu vẫn luôn có những giới hạn không thể tự thực hiện. Chính vì vậy, giải pháp quản lý xếp hàng thông minh cần cho phép tích hợp của bên thứ ba bằng cách sử dụng API.
Thông qua đó, doanh nghiệp có thể chia sẻ dữ liệu trên các hệ thống khác nhau trong thời gian thực. Ví dụ: hệ thống xếp hàng cung cấp dữ liệu khách hàng cho hệ thống CRM, giúp theo dõi và quản lý quan hệ khách hàng.
Tính năng 6: Báo cáo dịch vụ khách hàng.
Tầm quan trọng của các chỉ số dịch vụ khách hàng luôn được nhấn mạnh. Thông qua dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp có thể thực hiện các phương án cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Và cách tốt nhất để thu thập dữ liệu này là nhờ sự trợ giúp của hệ thống xếp hàng thông minh.
Hệ thống xếp hàng tự động kết hợp cùng phân tích dữ liệu cung cấp cho doanh nghiệp nhiều thông tin giá trị như:
- Hành vi khách hàng: khách hàng tìm kiếm dịch vụ nào nhiều nhất, tỷ lệ rời hàng đợi, tỷ lệ vắng mặt, lịch sử sử dụng dịch vụ.
- Các chỉ số dịch vụ: thời gian chờ trung bình, thời gian phục vụ, độ dài hàng đợi và những dữ liệu giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng.
- Hiệu suất nhân viên: nhân viên nào phục vụ nhiều khách hàng nhất, nhân viên nào cần được khen thưởng vì thành tích làm việc vượt trội hoặc cần được đào tạo bổ sung kĩ năng.
Thậm chí, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đào sâu hơn nữa để khám phá kĩ càng mọi khía cạnh của việc thiết kế dịch vụ khách hàng. Các kết quả sau đó được xuất thành báo cáo phục vụ cho các cuộc họp kinh doanh.
Một kho dữ liệu tiềm năng và phù hợp góp phần giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt.
Tính năng 7: Quản lý tập trung
Hệ thống quản lý xếp hàng thông minh cùng báo cáo tập trung được vận hành từ bất kỳ nơi nào và vào bất kể thời gian nào. Trang báo cáo cung cấp cho doanh nghiệp công cụ để quản lý lượng khách truy cập cũng như cái nhìn bao quát về hiệu suất của từng chi nhánh.
Trang báo cáo của Miraway cho phép doanh nghiệp dễ dàng tương tác với khách hàng. Qua đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra danh sách dịch vụ khách hàng đã sử dụng trước đây qua nhật ký lịch sử của từng người, mời khách hàng đến lượt sử dụng dịch vụ, chuyển khách hàng giữa các quầy hoặc chỉ định nhân viên phục vụ trực tiếp.
Ở cấp độ quản trị, doanh nghiệp được quyền định cấu hình tài khoản, xem xét tổng quan hiệu suất nhóm và các chỉ số hiệu suất của từng cá nhân cũng như quản lý quyền truy cập.
Khả năng vừa phục vụ khách hàng, vừa truy cập các chỉ số dịch vụ mà không cần chuyển sang một nền tảng khác là cách tiết kiệm thời gian hiệu quả. Đó cũng là một trong những tính năng hàng đầu mà bất kỳ hệ thống quản lý xếp hàng nào cũng cần có.
Xem thêm bài viết: Ưu điểm vượt trội của giải pháp E-form.