Sự phát triển của cơ sở dữ liệu biểu mẫu trực tuyến đã thay đổi cách các doanh nghiệp hoạt động, mang đến một cuộc cách mạng hóa trong việc cung cấp dịch vụ tới khách hàng. Giờ đây, việc xử lý yêu cầu của khách hàng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của công nghệ. Việc chuyển đổi từ biểu mẫu giấy truyền thống sang E-Form hứa hẹn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, góp phần mạnh mẽ vào quá trình chuyển đổi số. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp 3 ưu điểm vượt trội mà E-Form mang lại.
1. Dễ dàng truy cập và sử dụng trên nhiều thiết bị và nhiều hệ điều hành khác nhau.
E-Form cho phép người dùng truy cập bằng nhiều thiết bị (Điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính để bàn) với nhiều hệ điều hành khác nhau (iOs, Android, Windows). Thông tin khách hàng sẽ được thu thập một cách đơn giản và nhanh chóng theo thời gian thực bất cứ lúc nào và ở bất cứ nơi đâu, kể cả khi không có sự tương tác trực tiếp. Dữ liệu sau khi nhập sẽ ngay lập tức được cập nhật và lưu trữ lên hệ thống. Qua đó, cho phép nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng và gửi tới các phòng ban trong trường hợp cần phê duyệt một dịch vụ/ giao dịch nào đó mà khách hàng muốn thực hiện.
Bên cạnh đó, sử dụng e-Form góp phần giảm thiểu lượng giấy tờ biểu mẫu mà doanh nghiệp cần lưu trữ, lượng giấy tờ mà khách hàng cần điền tay mỗi khi muốn sử dụng dịch vụ. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, giảm lỗi sai, tăng năng suất của nhân viên một cách đáng kể nhờ cắt giảm việc nhập lại thông tin từ giấy tờ lên hệ thống.
2. Dễ dàng đính kèm các tài liệu hỗ trợ.
Song song với lượng thông tin cần điền vào biểu mẫu giấy, khách hàng cũng cần cung cấp rất nhiều tài liệu đi kèm để bổ sung, chứng minh. Việc lưu trữ các tài liệu đi kèm có thể là rắc rối với nhiều doanh nghiệp do số lượng giấy tờ lớn, gây trở ngại trong quá trình tìm kiếm tài liệu cần thiết. Sử dụng E-Form cho phép doanh nghiệp và khách hàng dễ dàng đính kèm các tài liệu hỗ trợ bổ sung, đẩy nhanh quá trình hoàn thiện và tìm kiếm hồ sơ.
3. Dễ dàng chỉnh sửa thiết kế, cấu trúc của biểu mẫu.
Việc thay đổi, chỉnh sửa các điều khoản, thông tin trong biểu mẫu là điều không thể tránh khỏi đối với mỗi doanh nghiệp trong suốt quá trình kinh doanh. Với mỗi lần thay đổi, một lượng lớn những biểu mẫu giấy tờ cũ đã in sẽ phải bỏ đi gây ra lãng phí. Bên cạnh đó, quá trình chỉnh sửa cấu trúc biểu mẫu sao cho phù hợp chắc chắn sẽ tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp do đòi hỏi sự tham gia của những người có kinh nghiệm về công nghệ. Doanh nghiệp cũng cần bỏ ra một chi phí lớn cho quá trình in ấn.
Sự ra đời của E-Form sẽ giải quyết tất cả những bất lợi trên của biểu mẫu giấy. Với E-Form, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và nguồn chi phí lớn từ in ấn. Không những thế, E-Form hoàn toàn có thể được sửa đổi một cách đơn giản dù bạn không có kinh nghiệm về công nghệ thông tin. E-Form sau khi được chỉnh sửa có thể được đưa vào sử dụng ngay lập tức.
Xem thêm bài viết: 5 Hạn chế phổ biến của ATM và cách giải pháp tự phục vụ có thể giải quyết.