Hệ thống xếp hàng tự động mang đến nhiều giá trị cho cả doanh nghiệp và khách hàng: cung cấp trải nghiệm xếp hàng tốt nhất, giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng, nâng cao năng suất làm việc của giao dịch viên, đồng thời cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu để đưa ra những quyết định sáng suốt…..
Đầu tư vào một hệ thống xếp hàng chuyên nghiệp là lựa chọn sáng suốt cho những doanh nghiệp thường có khối lượng khách hàng đến giao dịch lớn. Có rất nhiều yếu tố cần được xem xét khi lựa chọn một giải pháp có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra 9 yếu tố chính cần được xem xét khi đầu tư lựa chọn hệ thống xếp hàng thông minh.
1. Ứng dụng di động đặt lịch hẹn trực tuyến.
Việc sử dụng công nghệ cùng thói quen quản lý công việc qua điện thoại di động đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống ngày nay. Đặc biệt với sự bùng phát của đại dịch COVID-19 càng nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của các ứng dụng công nghệ. Đòi hỏi hầu hết các doanh nghiệp phải thay đổi và đón nhận quá trình chuyển đổi số.
Điều này cũng áp dụng cho hệ thống quản lý xếp hàng. Đối với khách hàng, xếp hàng ảo mang lại sự thuận tiện, thoải mái và tự do hơn so với xếp hàng truyền thống trước đây. Người dùng có thể sử dụng điện thoại thông minh để tham gia hàng đợi ảo ở chi nhánh gần nhất và xếp hàng chờ từ xa trong khi vẫn thực hiện được các hoạt động khác. Đồng thời, khách hàng cũng có thể xem thông tin xếp hàng theo thời gian thực để theo dõi số lượt của họ:
- Hiển thị các địa điểm gần nhất.
- Hiển thị thông tin về lượt xếp hàng theo thời gian thực.
- Cung cấp chỉ đường đến điểm giao dịch đã chọn.
- Lựa chọn thời gian và dịch vụ phù hợp.
- Thông báo khi đến hẹn.
- Dễ dàng tích hợp vào một ứng dụng có sẵn.
2. Tích hợp tất cả các điểm tiếp xúc trong hành trình trải nghiệm khách hàng.
Quản lý hàng đợi là một phần trong hành trình trải nghiệm của khách hàng. Tương tác của doanh nghiệp với khách hàng được bắt đầu từ khi họ biết đến doanh nghiệp (điểm tiếp xúc đầu), cho đến quá trình chăm sóc khách hàng sau khi họ sử dụng sản phẩm/ dịch vụ (điểm sau mua hàng). Chính vì vậy, quản lý hàng đợi còn được gọi là quản lý hành trình trải nghiệm của khách hàng. Ví dụ, điểm tiếp xúc đầu là khi khách hàng đặt lịch hẹn. Doanh nghiệp tiếp nhận phản hồi của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm/ dịch vụ và tiến hành cải tiến cũng là một phần trong hành trình của khách hàng.
Hệ thống xếp hàng thông minh của Miraway có thể tích hợp tất cả các điểm tiếp xúc của khách hàng giúp doanh nghiệp cung cấp trải nghiệm liền mạch hơn. Một hệ thống bao gồm toàn bộ hành trình sẽ cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết chuyên sâu về hiệu suất dịch vụ, hành vi của khách hàng và trải nghiệm của họ. Điều này sẽ rất hữu ích cho việc nâng cao cải tiến và hiệu suất làm việc.
3. Tích hợp với bên thứ ba.
Các phòng ban trong doanh nghiệp cần sử dụng nhiều hệ thống chương trình khác nhau để giải quyết các công việc hàng ngày. Hệ thống xếp hàng thông minh mà doanh nghiệp lựa chọn cần có khả năng tích hợp liền mạch với các chương trình này và cho phép các tính năng bổ sung của bên thứ ba được xây dựng nếu được yêu cầu.
4. Giám sát theo thời gian thực.
Giám sát hoạt động trong thời gian thực luôn là một lợi thế và cũng là một yếu tố quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cung cấp dịch vụ khách hàng. Với dữ liệu theo thời gian thực trong hệ thống xếp hàng thông minh, giám đốc chi nhánh hoặc người chịu trách nhiệm có thể đưa ra quyết định kịp thời dựa trên tình hình thực hiện tại. Ví dụ, nếu thời gian chờ đợi một dịch vụ nào đó quá lâu hoặc nếu có quá nhiều người chờ trong một hàng, họ có thể quyết định mở một quầy khác. Những thông tin này trên bảng điều khiển theo thời gian thực giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao hiệu suất làm việc.
5. Báo cáo và phân tích tổng hợp.
Báo cáo và phân tích tổng hợp cũng là một phần không thể thiếu giúp doanh nghiệp có được bức tranh toàn cảnh về hiệu suất làm việc theo thời gian. Báo cáo và phân tích tổng hợp cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về thời kỳ cao điểm và thấp điểm, thời gian chờ đợi và phục vụ trung bình, hiệu suất của nhân viên và trải nghiệm của khách hàng. Từ đó doanh nghiệp sẽ đưa ra được những chiến lược kinh doanh chính xác và kịp thời.
6. Giải pháp đa kênh.
Doanh nghiệp cần đảm bảo mọi trải nghiệm họ mang tới cho từng khách hàng là hoàn hảo trên tất cả các kênh tiếp xúc. Một hệ thống xếp hàng thông minh tích hợp đa kênh là điều cần thiết để đảm bảo dịch vụ của doanh nghiệp có thể được truy cập thông qua các kênh khác nhau mà không có bất kỳ gián đoạn nào.
7. Khả năng mở rộng.
Sự phát triển của doanh nghiệp là điều quan trọng cần lưu ý khi nghĩ đến việc đầu tư vào một hệ thống xếp hàng thông minh. Một doanh nghiệp phát triển có thể muốn mở rộng dịch vụ hoặc nâng cao năng lực để tiếp đón và đáp ứng nhiều yêu cầu của khách hàng hơn. Chọn một giải pháp quản lý xếp hàng có thể mở rộng và hỗ trợ các thay đổi của tổ chức mà không gây ra bất kì sự gián đoạn nào.
8. Quản lý tập trung.
Đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều hơn một chi nhánh, việc sở hữu một hệ thống với sự quản lý tập trung là rất quan trọng giúp giám sát và kiểm soát hoạt động của tất cả các chi nhánh. Điều này cho phép doanh nghiệp duy trì một môi trường làm việc hiệu quả cao cho nhân viên, bởi nó giúp họ giám sát chặt chẽ hơn và thực hiện các công việc thường ngày dễ dàng hơn. Với quản lý tập trung, mọi thay đổi như cài đặt hoặc cập nhật phần mềm có thể được thực hiện từ xa tại trung tâm (thay vì phải thực hiện ở từng chi nhánh riêng lẻ), cải thiện hiệu quả tổng thể.
Khi nói đến dữ liệu và phân tích, hệ thống quản lý hàng đợi tập trung cung cấp khả năng sắp xếp hợp lý tất cả dữ liệu và thông tin từ tất cả các chi nhánh. Qua đó, luồng thông tin cũng được cải thiện, cho phép dữ liệu và thông tin được chia sẻ giữa các phòng ban. Bằng cách này, những người ra quyết định có thể hưởng lợi từ việc có được bức tranh toàn cảnh về tổng thể doanh nghiệp của mình.
9. Dễ dàng được thiết kế theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp đều có những yêu cầu cụ thể và khách hàng của họ cũng vậy. Mỗi tổ chức có một yêu cầu khác nhau, vì vậy giải pháp phải được thiết kế để phù hợp với yêu cầu của từng tổ chức. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn, số lượng khách hàng trung bình được phục vụ hàng ngày, số lượng nhân viên và sự phân bổ, thời gian phục vụ trung bình và (các) loại dịch vụ doanh nghiệp cung cấp.
Bên cạnh đó, giao diện người dùng của hệ thống xếp hàng thông minh phải phù hợp với đặc điểm nhận dạng của thương hiệu. Vì vậy, sở hữu một hệ thống dễ dàng được điều chỉnh thiết kế là một lợi thế nhất định.
Xem thêm bài viết: 5 Ý tưởng nội dung Digital Signage giúp tăng mức độ tương tác của người xem.